شرح فعالیت واحد دبیرخانه
هر سازمان(ارگان، نهاد و ...) برای انجام ماموریت و رسیدن به اهداف معینی تشکیل میگردد و این اهداف، تعیینکننده فعالیتهای اساسی آن است. فعالیتهای سازمان در چارچوب برنامههایی شکل میگیرد که در قالب امکانات و محدودیتهای سازمان تعیین میشود و مسیر گردش و پیشرفت فعالیتها را مشخص مینماید.
با توجه به این که نتیجه اندیشهها، فعالیتها و اقدامات انجام شده در سازمان به صورت اسناد و مدارک نگهداری میشوند و این سوابق با صرف وقت و هزینههای زیاد فراهم میآیند، حاوی اطلاعات و تجربیات گرانبهایی بوده که در تعالی هدف یا اهداف سازمان نقش مهمی دارند و یکی از ابزار مهم مدیریت در تهیه برنامهها و تصمیمگیریهای اداری محسوب میشوند.
بدون تردید، نبودن یک سیستم و برنامه منظم و مدون برای طبقهبندی، تنظیم و نگهداری و در نهایت استفاده از اسناد و مدارک، موجب تراکم پروندهها، کندی در مراحل انجام کار، دوباره کاریها و در نتیجه اختلاف در گردش مکاتبات و اجرای وظایف مربوط به آن میگردد.
دبیرخانه: تشکیلات تعریف شدهای که وظایف دریافت، ثبت، حفظ، توزیع اسناد و پرونده های یک سازمان را برعهده دارد و موظف به ارائه خدمات به افراد معین است.
سه وظیفه مهم دبیرخانه
- دریافت
- ثبت
- توزیع نامه ها
نکته: هیچ گونه نوشتهای در اداره، بدون ثبت در دبیرخانه جنبه سند اداری پیدا نمیکند و از طرفی چون دبیرخانه مهم ترین نقش را در گردش اسناد اداری برعهده دارد و گردش اسناد حول محور دبیرخانه حرکت می کند، وظیفه مدیریت اسناد حکم می کند که در انجام امور دبیرخانه و بهینهسازی کار آن دقت لازم را داشته باشد.
وظایف دبیرخانه
وظایف اساسی دبیرخانه در سازمان به شرح زیر است:
دریافت، کنترل نامه های وارده از نظر وجود امضاء، ارتباط نامه با سازمان دریافت کننده و صحت تعداد پیوست ها (در صورت داشتن پیوست یا ضمایم)ثبت اطلاعات نامه در دفتر اندیکاتور یا اتوماسیون اداری و اختصاص تاریخ و شماره وارده به نامه توسط کاربران دبیرخانه.
ارجاع نامه به صورت دستی بر روی فیزیک نامه و یا به صورت الکترونیکی در اتوماسیون اداری صورت میپذیرد.
ثبت شماره نامه و تاریخ در دفتر ارسال مراسلات و تحویل فیزیک مکتوبات به واحد یا شخص اقدام کننده نامه وارده . در صورتی که این فرآیند الکترونیکی صورت گیرد، فیزیک در محل از قبل تعیین شده نگهداری می گردد.
در مورد نامه های صادره نیز تمامی مراحل دریافت، ثبت و توزیع طی می شود.
دریافت و کنترل نامه های صادره از نظر وجود پاراف، تعداد نسخ مورد نیاز، امضاء، صحت تعداد پیوست ها (در صورت داشتن پیوست یا ضمایم).لازم به ذکر است این فرآیند می تواند به صورت الکترونیکی در اتوماسیون اداری در سازمانها شکل گیرد. به این صورت که پیش نویس الکترونیکی توسط تایپیست یا کارشناسان مربوطه تهیه و با گذر از کارتابل هر کارشناس، آن مرحله پاراف محسوب شده تا مرحله نهایی که امضاء نامه می باشد.)
ثبت اطلاعات نامه در دفتر اندیکاتور یا اتوماسیون اداری و اختصاص تاریخ و شماره وارده به نامه توسط کاربران دبیرخانه
ارسال نامه به گیرندگان برون سازمانی که از طریق پست، ایمیل، شبکه دولت، اتوماسیون اداری، فاکس، تحویل ارباب رجوع و یا غیره انجام می گیرد.
نرم افزار اتوماسیون اداری چیست ؟
اتوماسیون اداری، ابزاری کاربردی است که برای مدیریت مکاتبات، گردش کارها و مستندات در سازمانها و شرکتها استفاده می شود. این نرم افزار با تمام پرسنل ستادی و عملیاتی سازمان در ارتباط می باشد و استفاده از یک نرم افزار ساده، جامع و کاربرپسند User Friendly برای موفقیت اتوماسیون اداری در سازمان بسیار مهم است.
نرم افزار اتوماسیون اداری پیوست ، با ارائه یک کارتابل تحت وب ساده و حرفه ای ، دستیار الکترونیکی مدیران و پرسنل سازمان بوده و می تواند امور رسمی و غیر رسمی سازمانی را مدیریت نماید.
برخی از این امور عبارتند از:
- انجام مکاتبات رسمی با شرکتها و سازمانهای بیرونی از طریق نرم افزار دبیرخانه و ارسال/دریافت نامه، فکس، ایمیل.
- گردش مکاتبات، نامه ها، کارها و فرمهای سازمانی در کارتابلها براساس ارجاعات یا فرآیندهای خودکار.
- امور سازمانی پرسنل از قبیل مدیریت جلسات، قرارها، مدیریت کارها، دفترچه تلفن، پیامها، گزارش کار.
واحد دبیرخانه حسب وظیفه سازمانی خود موظف به ثبت و ضبط و تبادل مکاتبات اداری وارد شده و یا ارسالی می باشد که همیشه و در همه ساعات اداری می بایستی امورات آن جاری و در جریان باشد و همچون خون در رگها میبایستی کمکرسان اعضاء و واحدها باشد و در اسرع وقت مراسلات اداری را ثبت و به واحد مربوطه ارسال و یا متقابلاً نیز جوابیهها و استعلامات و اقدامات انجام شده را در اسرع وقت به اطلاع دفاتر و یا دیگر واحدهای ذیربط رسانده و یا ارسال نماید.
با توجه به افزایش دفاتر و افزایش فعالیت های کانون در سال جاری به طبع فعالیت دبیرخانه نیز فزاینده بوده و از طرفی دقت در انجام صحیح امور نیز جزو اولویت های واحد دبیرخانه بوده است.
در 6 ماهه سال جاری تعداد نامه های ورودی به کانون نسبت به مدت مشابه سال قبل20 در صد افزایش و تعداد نام های خروجی نیز 30 درصد افزایش داشته است. و همچنین با توجه به افزایش واحدهای ایجاد شده در کانون انجام امور مربوط به هر واحد نیز روند صعودی داشته است و مکاتبات با سازمان ها و نهادها و مجموعه های زیادی را می طلبد که ناگزیر واحد دبیرخانه نیز می بایستی نسبت به ثبت اطلاعات و آدرس ها و غیر آنها تلاش بیشتری را بنماید. که البته سعی و تلاش این واحد در اجرای صحیح مقررات و دستورات مدیریت محترم کانون بوده است.
نحوه پیگیری نامه های صادره و وارده به کانون
نامه های صادره: بعد از ارسال به اشکال مختلف ( پیک، پست و فکس) و دریافت تاییدیه آن از دفتر مربوطه و( گرفتن امضاء و یا کد رهگیری) انجام می شود، و سایر پیگیری ها توسط کارشناس برنامه ریزی و پیگیری انجام می یابد.
نامههای وارده: نامه های وارده بعد از ثبت در اتوماسیون اداری جهت تسریع کار، به درخواست کننده و یا آورنده نامه شماره ثبتی دبیرخانه (به صورت کپی از نامه ثبت شده یا شماره نامه همراه با مهر ورود به دبیرخانه) داده میشود یا در صورت عدم دریافت شماره ثبت و یا فراموشی، می توانند با شماره نامه خود اقدام به پیگیری نمایند.
راه های ارتباطی با ما
نشانی: تهران- خیابان شهید بهشتی- نبش خیابان ولیعصر(عج)- نبش کوچه منصور- روبروی بیمارستان توس- پلاک 3
شماره های تماس: 88558957-88558984-88558971-88558933 دورنگار: 88558976 داخلی 108
کد پستی: 1596943113
ایمیل کانون: kanon.khadamat@yahoo.com
سایت کانون: kdke.ir